Regulamin korzystania z infolinii

Regulamin korzystania z Infolinii Smart Food sp. z o.o.

1. Niniejszy Regulamin określa zasady nagrywania rozmów telefonicznych wykonywanych za pośrednictwem Infolinii Smart Food Sp. z o.o.
2. Infolinia jest obsługiwana przez Smart Food Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie.
3. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
   1. Administrator – Smart Food Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Jesiennej 4, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000717902, REGON: 369023535, NIP: 9552449783; Dane kontaktowe Administratora: adres internetowy: https://smartfoodhoreca.pl/, e-mail: RODO@smartfoodhoreca.pl, telefon +48 602 11 33 77, adres korespondencyjny: Smart Food Sp. z o.o., ul. Jesienna 4, 70-907 Szczecin (Polska).
   2. Klient – oznacza przedsiębiorcę w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców tj. osobę fizyczną, osobę prawną i jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną – wykonującego we własnym imieniu działalność gospodarczą, a także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Za Klienta uważa się również osobę, która korzysta z Infolinii w celu złożenia zamówienia lub reklamacji w imieniu lub na rzecz przedsiębiorcy;
   3. Infolinia - telefoniczny kanał informowania i obsługi Klientów;
   4. Regulamin - Regulamin korzystania z Infolinii Smart Food sp. z o.o.
4. Administrator rejestruje fonię rozmów przychodzących na Infolinię. Administrator nie rejestruje fonii rozmów wychodzących, wykonywanych za pośrednictwem Infolinii do Klientów.
5. Infolinia jest przeznaczona dla Klientów. Klient może za pośrednictwem Infolinii złożyć zamówienie, uzyskać informacje o złożonych zamówieniach oraz zgłosić reklamację.
6. Jeżeli Klient chce za pośrednictwem Infolinii złożyć zamówienie lub zgłosić reklamację obowiązany jest przed przystąpieniem do tych działań zapoznać się z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
7. Korzystanie z Infolinii jest dobrowolne, jednakże w sytuacji chęci skorzystania z tej formy kontaktu z Administratorem podanie danych osobowych jest obowiązkowe. Niepodanie danych może skutkować niemożliwością złożenia zamówienia lub reklamacji. Jeżeli Klient nie chce być nagrywany, może się rozłączyć. W takiej sytuacji Klient powinien skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail smartfood.wroclaw@smartfoodhoreca.pl lub przedstawiciela handlowego.
8. Połączenie z Infolinią odbywa się na koszt Klienta, według cennika operatora, z którego korzysta Klient. Klient nie ponosi kosztów połączenia jeżeli połączenie następuje z inicjatywy Administratora. Klient nie ponosi innych kosztów związanych z korzystaniem z Infolinii.
9. Zakazane jest korzystanie z Infolinii w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami oraz naruszający dobra osobiste osób trzecich, w szczególności pracowników Administratora.
10. Awaria systemu rejestracji rozmów nie wstrzymuje możliwości połączenia się i rozmowy telefonicznej, w tym złożenia zamówienia lub reklamacji. W takiej sytuacji Klient nie będzie mógł zrealizować swojego prawa dostępu do nagrania.
11. Administrator zobowiązuje się chronić dane osobowe Klienta stosując odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w szczególności przez ich zabezpieczenie przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym lub bezprawnym wykorzystaniem.
12. Rejestracji podlegają wszystkie dane osobowe przekazywane przez Klienta podczas rozmowy, w tym jego głos. Klient nie powinien podawać więcej danych, niż wymaga tego pracownik Infolinii. W szczególności Klient nie powinien podawać informacji ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, informacji o przynależności do związków zawodowych lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
13. Administrator może przetwarzać dane osobowe w celach:
    1. weryfikacji złożonych zamówień,
    2. ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych ze złożonymi zamówieniami,
    3. podnoszenia jakości świadczonych przez niego usług i standardów obsługi,
    4. zapewnienia bezpieczeństwa Klientom i pracownikom.
14. Dostęp do danych osobowych będzie przysługiwał upoważnionym pracownikom Administratora oraz dostawcom usług, z których korzysta Administrator, żeby zrealizować cele (usługi prawne, szkoleniowe oraz w zakresie nagrywania, zapisywania i przechowywania nagrań z rozmów na serwerach). Ponadto nagrania mogą być udostępnione uprawnionym organom administracji publicznej w zakresie prowadzonych przez nie postępowań.
15. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu nadpisania nagrania, jednak nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy. W przypadku, w którym nagranie z rozmowy będzie stanowiło dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator poweźmie wiadomość, iż może ono stanowić dowód w postępowaniu, powyższy termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
16. Klientowi przysługuje prawo do:
    1. dostępu do danych osobowych,
    2. sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych,
    3. usunięcia danych osobowych, jeżeli:
       1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
       2. Klient wniósł sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
       3. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
       4. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
       Prawo do usunięcia danych nie przysługuje, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator lub ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
    4. ograniczenia przetwarzania, jeżeli:
       1. Klient kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
       2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Klient sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
       3. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Klientowi do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
       4. Klient wniósł sprzeciw wobec przetwarzania - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
17. Klientowi przysługuje również prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Jeżeli Klient skorzysta z tego prawa, Administrator zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu, chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Klienta lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
18. Klient składający wniosek o dostęp do danych osobowych, w tym uzyskanie kopii nagrania, powinien wykorzystać je wyłącznie dla własnych prawnie uzasadnionych celów. Administrator wskazuje, że prawo do uzyskania kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych, w tym pracowników Administratora, co będzie podlegało każdorazowej ocenie. Bezprawne użycie nagrania, w tym jego upublicznienie, może być podstawą do wszczęcia postępowania karnego lub cywilnego.
19. W oparciu o dane osobowe Administrator nie będzie podejmował żadnych zautomatyzowanych decyzji, w tym nie będzie profilował Klientów.
20. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych nieokreślone w niniejszym Regulaminie znajdują się w klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu.
21. Regulamin obowiązuje od dnia 13/01/2020 i może ulec zmianie w zależności od obowiązującego stanu prawnego oraz zmian zasad korzystania z Infolinii.